Übersetzungen dieser Dokumente dienen dem besseren Verständnis. Rechtlich verbindlich ist ausschließlich die deutsche Fassung.

Datenschutzhinweise für Mitglieder

(Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO)

Stand: 27.08.2026

Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Positiv Fitness Pöttmes GmbH (OnlyFit Pöttmes) im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Positiv Fitness Pöttmes GmbH
(Außenauftritt: OnlyFit Pöttmes)
Schrobenhausener Str. 54
86554 Pöttmes
Geschäftsführer: Ulas Kurultak
E-Mail: info@onlyfit-poettmes.de
Telefon: +49 (0) 8253 9978820

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Vertragsanbahnung, Vertragsabschluss, Durchführung, Beendigung und Mitgliederverwaltung: Erfassung von Stamm-, Tarif- und Vertragsdaten, Erstellung und Verwaltung der Vertragsunterlagen, Bearbeitung von Kündigungen sowie Kontaktaufnahme bei vertragsrelevanten Änderungen. Dies umfasst Abschlüsse über die Website und digital im Studio. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)
• Zahlungsabwicklung: Einzug der Mitgliedsbeiträge mittels SEPA-Lastschriftmandat. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Zutrittssteuerung & Anwesenheit: Erfassung der Studiobesuche mittels persönlicher Mitgliedskarte beim Check-in an der Theke zur Schlüsselausgabe und zur Steuerung der Studioauslastung. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b & f DSGVO)
• Videoüberwachung: Betrieb einer Kamera im Bereich der Theke (Eingangsbereich, Zugang zu den Umkleiden). Dies dient der Wahrung des Hausrechts, der Diebstahlprävention und der Sicherheit der Mitarbeiter. Eine Überwachung des Trainingsbereichs findet nicht statt. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Öffentlichkeitsarbeit (Social Media): Erstellung von Fotos/Videos zur Darstellung des Studiobetriebs. Sofern Sie im Fokus stehen, erfolgt dies nur mit Ihrer Einwilligung. Bei Aufnahmen des allgemeinen Betriebs wahren wir unser berechtigtes Interesse an der Außendarstellung. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. f DSGVO)
• Digitaler Nachweis des Vertragsschlusses: Erfassung des sichtbaren Unterschriftsbildes, der unterzeichneten Erklärung, von Zeitpunkten, Rollen, Mitarbeiter- und Gerätesitzung sowie technischen Prüfsummen zur Erstellung unveränderbarer PDFs und zur Abwehr oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen. Druckstärke, Schreibgeschwindigkeit, Neigung oder andere biometrische Schreibdynamiken werden nicht erfasst. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO)
• Freiwillige Gesundheitsdaten für individuelle Trainingsberatung und freiwillige Körperanalysewerte werden als zwei getrennte Zwecke nur nach jeweils ausdrücklicher, dokumentierter Einwilligung verarbeitet. Beide Einwilligungen sind jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar; die zweckgebundenen Daten werden dann gelöscht, soweit keine andere Rechtsgrundlage entgegensteht. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)
• Identitätsprüfung im Studio: Dokumentation von Dokumentart, Prüfzeitpunkt, prüfendem Mitarbeiter und Prüfergebnis zur Vermeidung von Identitätsmissbrauch und zur Absicherung des Vertragsschlusses. Im Standardprozess werden keine Ausweiskopie, Ausweisnummer, MRZ, CAN oder Ausweisfotografie gespeichert. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO)
• Vertragsanlagen und Nachweise: Verarbeitung freiwillig oder vertraglich bereitgestellter Rabattnachweise, Zusatzvereinbarungen, Fotos und sonstiger Anlagen. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei freiwilligen Inhalten gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Dokumentenzustellung und Sicherheit: Versand zeitlich begrenzter Downloadlinks, Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe, Datensicherung und Wiederherstellung. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO)
• Interner KI-Assistent: Soweit aktiviert und für eine konkrete berechtigte Mitarbeiteranfrage erforderlich, können ausgewählte, zugriffsgeschützte Mitgliedsdaten zur internen Recherche an einen vertraglich gebundenen KI-Dienstleister übermittelt werden. IBAN, Unterschriften, Dokumentinhalte und Gesundheitsdaten werden nicht an den KI-Assistenten übermittelt. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an effizienter interner Recherche)

3. Kategorien der verarbeiteten Daten

Wir erfassen und verarbeiten folgende Daten:

• Stammdaten: Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum.
• Kontaktdaten: Handynummer, E-Mail-Adresse.
• Bankdaten: IBAN, Name des Kontoinhabers.
• Besuchsdaten: Zeitpunkte der Check-ins über die Mitgliedskarte.
• Bilddaten: Videoaufzeichnungen aus dem Thekenbereich.
• Vertrags- und Mitgliedschaftsdaten: Tarif, Preise, Laufzeiten, Beginn- und Enddaten, Status, Einwilligungs- und Erklärungsauswahl, Vertragsereignisse.
• Signatur- und Nachweisdaten: sichtbares Unterschriftsbild, Unterzeichner, Zweck, Zeitstempel, Dokument- und Datenprüfsummen sowie Mitarbeiter- und Gerätesitzung.
• Identitätsprüfvermerk: Dokumentart, Zeitpunkt, Prüfer und Ergebnis; keine Ausweiskopie im Standardprozess.
• Besondere Datenkategorien: freiwillige Gesundheitsangaben und gegebenenfalls Körperanalysewerte aus dem Willkommensbogen.
• Anlagen-, Kommunikations- und Sicherheitsdaten: Nachweise, freiwillige Fotos oder Dokumente, E-Mail-Versand, Download- und Zugriffsprotokolle.

4. Empfänger der Daten

Innerhalb des Studios erhalten nur nach Rolle und Aufgabe befugte Mitarbeiter Zugriff. Zugriffe auf besonders sensible Vertragsunterlagen und Willkommensbögen werden beschränkt und protokolliert. Zur Erfüllung unserer Aufgaben setzen wir insbesondere folgende Empfänger und Dienstleister ein:

• Hostinger bzw. eingesetzte Hosting- und E-Mail-Dienstleister: Betrieb von Website, OnlyFit Manager, Datenbank, privatem Dateispeicher, Backups und E-Mail-Versand im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.
• Terrasoftware GmbH: Anbieter der externen Verwaltungssoftware „Athletics“, soweit Mitgliedsdaten dort manuell geführt werden.
• Bankinstitute und Zahlungsdienstleister: Durchführung von SEPA-Lastschriften und Beitragszahlungen.
• OpenAI bzw. der jeweils vertraglich freigegebene KI-Dienstleister: nur bei aktiviertem internen KI-Assistenten und nur im beschriebenen reduzierten Umfang.
• SocialWave GmbH: Anbieter des Gäste-WLANs, wenn Sie dieses Angebot nutzen.
• Steuer-, Rechts- und sonstige Berater sowie Behörden: soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Übermittlungen außerhalb der EU/des EWR erfolgen nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien. Informationen zu den konkret eingesetzten Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

5. Speicherdauer

• Nicht abgeschlossene digitale Vertrags- und Willkommensentwürfe werden grundsätzlich nach sieben Tagen gelöscht.
• Abgeschlossene Verträge einschließlich Signatur- und Nachweisdaten, SEPA-Mandat und Vertragsanlagen werden für die Dauer der Mitgliedschaft und grundsätzlich mindestens bis zum Ende des sechsten auf das tatsächliche Vertragsende bzw. Stornodatum folgenden Kalenderjahres aufbewahrt. Soweit einzelne Unterlagen steuer- oder handelsrechtlich länger erforderlich sind, gelten die jeweiligen gesetzlichen Fristen, insbesondere acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für bestimmte Bücher und Aufzeichnungen; gesetzliche Fristen beginnen regelmäßig mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres.
• Verknüpfte Willkommensbögen werden während der Mitgliedschaft und grundsätzlich bis zum Ende des sechsten auf das tatsächliche Mitgliedschaftsende folgenden Kalenderjahres gespeichert. Ohne Mitgliedschaft oder Personenzuordnung endet die Frist grundsätzlich mit dem Ende des sechsten auf die Unterzeichnung folgenden Kalenderjahres. Ein Widerruf kann zu einer früheren Löschung zweckgebundener Gesundheitsdaten führen, soweit keine andere Rechtsgrundlage entgegensteht.
• Sichere Downloadlinks sind grundsätzlich 14 Tage gültig. Bei Neuausgabe werden vorherige aktive Links widerrufen; abgelaufene oder widerrufene Token und Empfängeradressen werden automatisiert gelöscht.
• Der interne KI-Assistent bleibt ohne dokumentierte Datenschutzfreigabe technisch deaktiviert. Bei Freigabe werden nur erforderliche, rollenbasiert zugängliche Daten übermittelt; Gesundheitsdaten, IBAN, Unterschriften und Dokumentinhalte sind technisch ausgeschlossen. Die konkrete Aufbewahrung richtet sich nach der vertraglich freigegebenen API-Konfiguration.
• Videodaten werden nach spätestens 72 Stunden automatisch überschrieben, sofern kein konkreter Vorfall eine längere Sicherung als Beweismittel erfordert.

6. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer gespeicherten Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (z. B. das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht) zu beschweren.

7. Pflicht zur Bereitstellung und freiwillige Angaben

Stamm-, Vertrags- und Zahlungsdaten, die für Abschluss und Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich sind, müssen bereitgestellt werden; ohne sie kann der Vertrag gegebenenfalls nicht geschlossen oder durchgeführt werden. Gesundheitsangaben, Körperanalysewerte, Marketingeinwilligungen und freiwillige Fotos sind freiwillig. Eine Verweigerung oder ein Widerruf freiwilliger Einwilligungen hat keine nachteiligen Auswirkungen auf die Mitgliedschaft, soweit die betreffende Zusatzleistung nicht ohne diese Daten erbracht werden kann.

8. Automatisierte Entscheidungen und Datensicherheit

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wir schützen die Daten insbesondere durch verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Berechtigungen, Protokollierung sensibler Zugriffe, private Dateispeicherung, Datensicherungen und Löschregeln. Das sichtbare Unterschriftsbild wird nicht zur biometrischen Identifizierung oder Wiedererkennung verwendet.